Die Kurzantwort
Gute Medienarbeit bei einer Regatta beginnt etwa sechs Monate vorher mit Zielen, Budget und Medienklausel und endet rund vier Wochen danach mit Zahlen und einem Bericht für die Sponsoren. Entscheidend ist eine klare Rollenverteilung: Wer Medien macht, hat am Wettfahrttag keine Aufgabe in der Regattaorganisation. Eine Ansprechperson für Medien reicht, wenn ein Dienstleister produziert.
Der Grundsatz: Medien und Regatta nicht aus denselben Händen
Am Wettfahrttag braucht die Regatta alle: Startschiff, Tonnenboot, Sicherung, Regattabüro, Vermessung, Siegerehrung. Wer in dieser Zeit filmt, fotografiert oder postet, fehlt dort. 17,5 Prozent der Sportvereine in Deutschland sehen sich durch die Gewinnung und Bindung Ehrenamtlicher existenziell bedroht (DOSB, 2025). Plane deshalb Medienrollen als eigene Rollen, mit Personen, die an diesem Tag nichts anderes tun. Gibt es diese Personen nicht, ist das ein Grund, Teile der Medienarbeit abzugeben.
Die Rollen im Überblick
| Aufgabe | Verein und Media Team | Dienstleister |
|---|---|---|
| Ziele, Budget, Beschluss | Vorstand und Kasse | Angebot mit Festpreis |
| Medienklausel in Ausschreibung und Segelanweisungen | beschließt und veröffentlicht | liefert eine Vorlage |
| Einwilligungen und Datenschutzhinweis | holt ein und veröffentlicht, etwa über das Meldeportal | liefert Vorlagen |
| Abstimmung mit der Wettfahrtleitung | stellt den Kontakt her | stimmt Positionen und Abläufe ab |
| Livestream, Drohne, Bordkameras | stellt Strom, Regieplatz, Internet und Begleitboot | produziert; beantragt die Drohnengenehmigung als Betreiber |
| Fotos und Clips | nach Absprache | je gebuchtem Paket |
| Posten auf den Vereinskanälen | gibt frei oder postet selbst | liefert Material, auf Wunsch fertige Beiträge |
| Pressemitteilungen | schreibt und verschickt | liefert Pressefotos mit Bildzeile |
| Belege für Sponsoren und Zahlen nach dem Event | Statistik der eigenen Kanäle | Sendeprotokoll, Lieferzeiten, Auswertungstermin |
Produziert der Verein selbst, gilt dieselbe Tabelle; dann braucht jede Zeile in der rechten Spalte eine Person aus dem Verein, die am Wettfahrttag keine andere Aufgabe hat.
Der Zeitplan von sechs Monaten vorher bis vier Wochen danach
- Sechs Monate vorher: Ziele, Budget, MedienklauselZiele im Vorstand beschließen, den Medienposten in den Haushalt bringen, die Medienklausel für die Ausschreibung vorbereiten und Gegenleistungen für Sponsoren festlegen. In vielen Vereinen beschließt die Mitgliederversammlung den Haushalt; wer sich für eine Internationale Deutsche Meisterschaft bewirbt, stellt den Antrag beim DSV bis 31.10. des Vorjahres.
- Vier Monate vorher: Ausschreibung und EventseiteAusschreibung mit Medienklausel veröffentlichen, eine Eventseite auf der Website anlegen (Programm, Ergebnislink, Medien, Sponsoren, Anreise), Datenschutzhinweis vorbereiten.
- Zwei Monate vorher: Einwilligungen, Technik, WettfahrtleitungEinwilligungen ins Meldeportal einbauen, Technik vor Ort prüfen (Netz, Strom, Regieplatz), mit der Wettfahrtleitung Medienboote, Drohne und Positionen abstimmen. Für Drohnenflüge an Bundeswasserstraßen braucht die Genehmigung mehrere Wochen.
- Vier Wochen vorher: Redaktionsplan und PresseRedaktionsplan für Social Media, Pressekontakte informieren, Sponsorenbeiträge vorbereiten, einen Ablauf für Unfälle und Krisen festlegen.
- Eine Woche vorher: Aushang und ProbeDatenschutzhinweis mit QR-Code aushängen, Kennzeichen für Personen bereitlegen, die nicht gezeigt werden wollen, alle Medienleute einweisen, Kanäle und Stream technisch testen.
- An den Wettfahrttagen: liefern, was zugesagt istTagesergebnis und Tagesbericht, Fotos am selben Tag, kurze Clips, Livestream, falls geplant; Ergebnisse nur aus der offiziellen Ergebnisliste; Belege für Sponsoren laufend sammeln.
- Eine Woche danach: Bericht und GalerieAbschlussbericht online, Fotogalerie, Aftermovie, Dank an Helfer und Sponsoren, Material an Klasse und Verband.
- Vier Wochen danach: Zahlen und NachbesprechungKennzahlen erheben, Sponsorenbericht verschicken, Nachbesprechung im Vorstand, Entscheidungen für die nächste Ausgabe.
Lieber zwei Kanäle verlässlich als fünf halb
Ein Kanal, der auf der Website verlinkt ist, aber während der Regatta leer bleibt, wirkt schwächer als gar kein Kanal. Wähle deshalb vorher aus: Eventseite und ein sozialer Kanal genügen oft. Plane für jeden Kanal, wer postet, wie oft und wer freigibt.
Material für Sponsoren: nur zählbare Gegenleistungen
Biete Sponsoren nur an, was sich zählen und belegen lässt: Logo auf der Eventseite, markierte Beiträge mit Link, Einblendungen im Livestream mit Zeitmarke im Mitschnitt, Fotos mit sichtbarem Sponsor zur eigenen Nutzung, eine Nennung im Abschlussbericht. Hochgerechnete Kontakte oder Werbewertäquivalente sind kein Beleg. Ob Sponsorenleistungen den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb deines gemeinnützigen Vereins berühren, klärt dein Steuerberater.
Was du nach dem Event misst
- geplante gegen tatsächliche Sendezeit, mit Unterbrechungen
- gelieferte Fotos mit Anzahl und Lieferzeitpunkt
- Aufrufe und Wiedergabezeit aus der Statistik des Ausspielkanals, nach sieben und 30 Tagen
- Beiträge je Kanal, Presseberichte, gezählt und nicht hochgerechnet
- Rückmeldung der Wettfahrtleitung zu Störungen auf dem Wasser
Quellen
- DOSB, Sportentwicklungsbericht, Meldung vom 29.09.2025.
- Deutscher Segler-Verband, Ordnungen für Regatten, gültig ab 01.01.2024, Meisterschaftsordnung 4.1 (Kopie: p-boot.de), abgerufen am 01.10.2026.
- Luftverkehrs-Ordnung § 21h, Darstellung bei anwalt.de, abgerufen am 01.10.2026.
- Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Praxisratgeber „Bilder und Verein“, 16.05.2019, lda.bayern.de.
- ehrenamt24, Sponsoring für Vereine, abgerufen am 01.10.2026.
- Zeitplan und Rollen: Arbeitsvorlage „Medienkonzept für eure Regatta“ von REACH, Stand Oktober 2026, auf Grundlage der oben genannten Quellen.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Dieser Ratgeber beschreibt Abläufe. Rechtliche und steuerliche Fragen klärst du bitte mit Anwalt, Datenschutzberatung oder Steuerberater.